Melhorar a Exatidão do Inventário

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- Dicas Para Melhorar a Exatidão do Inventário -

O controlo de inventário adequado é um factor crítico para a produtividade, controlo de custos e nível de serviço ao cliente. Isto não deve ser novidade para ninguém, mas muitas empresas ainda sofrem com dados incorrectos. Não se pode optimizar um inventário se a organização não tiver informações credíveis do stock em armazém para a tomada de decisões. Seguem-se 10 dicas para melhorar a exactidão de seu inventário.

1. Rastreabilidade do produto ao longo do ciclo de vida de distribuição. Garanta que tudo o que entra e sai de seu inventário é rastreado de forma adequada através de uma solução de gestão de armazéns. Os processos não devem permitir erros, como interpretações pessoais. Todo o material no inventário também deve ser monitorizado e nada deve ser transferido sem a autorização e registo adequados.

2. Seleccione a tecnologia correcta para as suas necessidades. Existem muitas opções de sistemas no mercado, podendo envolver desde simples códigos de barras até tecnologia RFID. Avalie o que se ajusta melhor à sua realidade e à sua perspectiva de crescimento.

3. Mantenha a simplicidade nos seus processos. A simplicidade é sempre o melhor caminho para a eficiência. Procure formas de tirar a complexidade da operação e tenha medidas de fácil cálculo e compreensão.

4. Conheça o tamanho do desafio. Qual é seu índice actual de erros de inventário? Precisa conhecer claramente os seus números para que possa melhorá-los. Esta base comparativa servirá de termómetro para as acções correctivas e medição do sucesso.

5. Escolha um standard de qualidade e tome-o como referência. A sua empresa pode escolher standards como ISO, seis sigma e kaizen, entre outros. Mais do que o standard escolhido, o importante é que ele seja apoiado pela liderança e aplicado adequadamente. 

6. Examine toda a cadeia logística. A qualidade das informações do seu inventário pode ser afectada por factores externos. Avalie o tema em conjunto com fornecedores, parceiros e clientes para chegar a benefícios em toda a cadeia, que serão maiores do que os benefícios isolados numa única empresa. Defina qual é o processo ideal no fluxo de materiais e avalie quão longe está dessa situação.

7. Implemente um programa contínuo de contagens cíclicas. A contagem cíclica ajuda a manter níveis altos de exactidão de inventário e é uma das melhores formas de identificar problemas. Além disso, pode eliminar a necessidade da realização de inventários físicos, que costumam ser mais caros.

8. Mantenha os seus funcionários formados e informados. A sua equipa deve conhecer os objectivos de inventário da organização e entender os benefícios que serão obtidos. Sem esta visão não existirão incentivos para executar correctamente os processos.

9. Escolha parceiros na cadeia de logística que tenham sistemas compatíveis com o seu. Isto permitirá que seja feita uma transferência electrónica de dados, reduzindo erros e aumentando a velocidade dos processos. Todas as partes ganham com isso.

10. Tenha a certeza de que todos os envolvidos nos processos sejam "donos" da exactidão de inventário. Cada unidade deve entender o seu impacto na qualidade das informações do inventário. A liderança deve conhecer e participar nesse processo. Deve ficar clara a mensagem de que a gestão adequada do inventário é um factor essencial para o sucesso da organização.

fonte:

http://www.sinfic.pt/SinficWeb/displayconteudo.do2?numero=34643

- Questionários -

http://goo.gl/forms/JLE7CxMoKN

http://goo.gl/forms/WWvQ1pTF07

Software de Gestão: Colibri - Atribuição de imagens

Nas últimas aulas temos criado e lançado em stock diferentes artigos:

 

 

Mas ainda não se procedeu à atribuição de imagens, neste caso, fotografias tiradas aos equipamentos de educação física existentes na escola.

Esta atribuição pode ser feita, editando o artigo desejado, mais concretamente no separador imagem. Damos dois cliques rápidos do rato sobre o artigo a editar:

Vamos hoje atribuir imagens a todos os artigos lançados nas vossas bases de dados. 

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profaleixo

Colibri - Software de Gestão #1

 O Projecto Colibri é um Software de Gestão Comercial que aborda as principais necessidades da área comercial de uma pequena e média empresa, fazendo o controlo compras, vendas, stocks e contas correntes.

 Este Software pode ser encontrado em http://www.projectocolibri.com e está disponível para várias plataformas (Windows, IOS e Linux) e apresenta-se como a solução ideal, gratuita, para quase todo o tipo de empresas e instituições.

 Tem como principais características:

• Multi-plataforma
• Multi-base de dados
• Multi-língua
• Multi-empresa
• Multi-utilizador
• Multi-entidades
• Multi-documentos
• Multi-moeda
• Ambiente gráfico baseado em RCP – Rich Client Platform
• Motor de reports baseado em BIRT – Business Intelligence and Reporting Tools
• Motor de persistência baseado em DN – Data Nucleus Access Platform
• Utilização de layouts dinâmicos em tabelas e documentos
• Optimização de utilização pelo teclado
• Motor de filtros e pesquisas avançado
• Outputs directos para PDF

 Sendo um Software bastante completo, será este que utilizaremos durante as aulas e apresentaremos às diferentes empresas/instituições onde se encontram a estagiar.

Fontes:

http://www.projectocolibri.com

http://pplware.sapo.pt 

http://www.oversystems.com

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profaleixo

Gestão de Inventário

Boas Práticas e Vantagens

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A gestão de inventário, independentemente da empresa que a pratica, consiste numa série de processos com múltiplas funções referentes ao acompanhamento, manuseamento e gestão de materiais em stock. Uma gestão de inventário eficiente confere sempre vantagem competitiva às empresas, seja qual for a natureza do seu negócio. Além de reduzir os custos operacionais, uma boa gestão do inventário também dá origem a clientes satisfeitos, que continuarão a procurar a empresa no futuro, gerando assim mais negócio. No entanto, actualmente, a gestão de inventários não é tão simples como pode parecer à primeira vista.

O primeiro passo (e também o mais importante) para iniciar a gestão de inventário, consiste em recolher dados fidedignos em termos de detalhes e de valores. Seguidamente, há que implementar regras para proteger e guardar a informação de forma eficiente. Esta informação poderá tornar-se a base para a introdução de melhorias em termos operacionais, de estratégia e de produtividade.

Adicionalmente à monitorização física dos materiais que entram e que saem do armazém, e às reconciliações dos balanços de inventário, existem outras tarefas que podem estar envolvidas na gestão de inventário, nomeadamente o acompanhamento e reporting de técnicas de reposição de produtos, análises relativas ao estado actual e projectado do inventário, ou o estabelecimento de objectivos periódicos e reengenharia da forma de trabalhar.

Apesar da existência de uma gestão adequada do inventário, por si só, já poder fazer uma grande diferença relativamente à obtenção e manutenção de vantagem competitiva, continua a ser necessário realizar esforços no sentido de reduzir continuamente os custos da gestão de inventário. Com este objectivo em mente, têm surgido no mercado vários sistemas de gestão de inventário propostos por empresas de software. Estes sistemas de gestão procuram assim ajudar as empresas a controlar e a gerir o seu inventário de forma mais eficiente.

Os sistemas de gestão de inventário deverão permitir a integração com outras soluções de software já existentes nas empresas. Por outro lado, além de fornecerem um acesso rápido e fácil a informação detalhada sobre as compras e o inventário, os softwares de gestão de inventário também devem fornecer dados fidedignos e de forma atempada.

Apesar deste tipo de sistemas serem ferramentas valiosas para as empresas, existem alguns aspectos básicos e extremamente significativos a ter em conta para assegurar um fluxo eficaz e adequado. Tais aspectos incluem algumas boas práticas, como introdução correcta de dados no sistema informático, a implementação de uma estratégia de reposição para todos os itens em armazém, e a elaboração de orientações específicas sobre excesso de inventário e roturas recorrentes de stocks.

Os bons hábitos de gestão de inventário, conjuntamente com um sistema informático capaz e adequado, fornecerão a qualquer tipo de empresa uma grande vantagem competitiva sobre os seus concorrentes, dado que poderão realizar facilmente análises de stock e obter rapidamente informação fidedigna sobre o mesmo.

fonte:

http://www.sinfic.pt/SinficWeb/displayconteudo.do2?numero=24958

Gestão do Património

Necessidade de Modernização da Administração Pública 

 

As administrações públicas estão em osmose - em permanência - com a realidade que administram e que enquadram, regulam ou tutelam. As administrações, sendo referência, reflectem na sua actuação e vivência, face à realidade dos cidadãos, um quadro de valores, que pode (e deve) ser constantemente objecto de análise crítica, recebendo em situação democrática, o aval dessa cidadania, sempre temporalizado em mandatos regulares.

A "arquitectura" organizacional, estatutária e funcional dos serviços públicos, traduz uma realidade que pode e deve ser assunto primeiro de análise. Ao fazê-lo, devemos cruzar com a qualificada experiência que organizações/empresas de vários perfis estatutários ganharam (designadamente as holdings de grandes grupos) com as linhas do percurso do "management" (não referenciando como prevalente um qualquer taylorismo, dos anos 20 que já lá vai e há muito).

Também é necessário compreender que tais estruturas são (e bem) avaliadas, no seu desempenho, pelos cidadãos, sendo que são financiadas globalmente pelos dinheiros públicos. Devemos, igualmente, cruzar com os ensinamentos de inúmeras experiências "comparadas" na administração pública e, particularmente, com a importância de uma densa malha de interventores e decisores.

As entidades das administrações públicas têm particularíssimas responsabilidades perante os seus "accionistas" - os cidadãos. A sua gestão da "coisa pública" tem que ter uma visibilidade em permanência. Mas a realidade complexa parece, em muitos casos, tornar opaca ou, pelo menos, menos legível o que acontece com as diversas entidades das várias administrações.

Sob o fogo cruzado das pulsões supranacionais e dos particularismos locais, o Estado, também ele providência, dotou-se (ou foram-lhe conferidas) missões acrescidas. Consequentemente, redimensionou-se em recursos materiais e humanos, e transmudou-se, sendo que a lógica da gestão estadual ou pública permaneceu (e permanece ainda, em muitos casos) arredada de conceitos de matriz mais avaliativa e económica, descurando análises custo-benefício, ignorando mecanismos de controlo e de auditoria.

A vertente predominante, face às exigências dos cidadãos eleitores, passou a ser mais política do que jurídica. A gestão pura, o rigor, o controlo pareciam fazer nitidamente parte de um universo distinto - o da actividade privada e, mais estritamente, o das empresas e dos empresários.

Esta tendência persistente (que colocou o acento tónico nas opções político-sociais, muitas vezes casuísticas, em detrimento da visão gestionária), considerada apressada e simplistamente tecnocrática e desumanizada, foi conduzindo o Estado e muita da administração pública a uma situação em que é percebido por muitos como sinónimo de desperdício, ineficiência, despesismo e paralisia burocrática.

A introdução de algumas novas ferramentas de gestão, particularmente formalizadas desde 1996, insere-se no contexto que temos vindo a abordar. Reconhece-se hoje que a complexidade dos condicionalismos económicos, jurídicos e políticos que rodeiam a administração pública, não a podem eximir ou dispensar desses instrumentos. Os balanços sociais, os planos oficiais de contas, os planos de actividades (programas, projectos, orçamentos), ou os relatórios de actividade, são actualmente imperativos da gestão.

O sistema da qualidade, identificado pelo DL 135/99, também é prova disso, muito embora a qualidade não se crie por decreto. São os imperativos de gestão que norteiam agora o enquadramento da actuação das organizações públicas e isso envolve, desde logo, dois instrumentos fundamentais: o plano e o relatório de actividades.

O primeiro, como elemento definidor de estratégias, hierarquizador de opções, como documento-programa de acções a realizar e meio ou instrumento de afectação e mobilização de recursos. O segundo, como narrativa do percurso, apontador de desvios, avaliador de resultados e veículo de informação para o futuro.

Por exemplo, a elaboração dos manuais de procedimentos deve, no entender da Sinfic, extravasar a simples descrição de práticas administrativas nas áreas identificadas, devendo posicionar-se como uma oportunidade para a definição de políticas de gestão e organização que norteiem e definam as bases de actuação para os processos em causa, assegurando igualmente a possibilidade de identificar métricas claras que permitam criar uma base sustentada de melhoria e de controlo. 

Gestão do património

Com a Portaria n.º 378/94 de 16 de Junho, foram criadas as instruções de inventariação dos móveis do Estado, designadas por CIME (Cadastro e Inventário dos Móveis do Estado). No entanto, este esforço de normalização revelou-se insuficiente, uma vez que não contemplava a organização dos restantes inventários de base - veículos e imóveis. 

Por sua vez, através do Decreto-Lei n.º 232/97 de 3 de Setembro, entrou em vigor o POCP (Plano Oficial de Contabilidade Pública), que veio exigir a inventariação sistemática de todos os bens do activo imobilizado dos serviços públicos, tornando-se, portanto, aconselhável que a metodologia do CIME se tornasse extensiva aos demais inventários de base.

Nesse sentido, e considerando a necessidade de fundir num único diploma os três inventários de base (móveis, imóveis e veículos), respeitando uma estrutura normalizadora, surgiu a Portaria n.º 671/2000, publicada em Diário da República - II Série, n.º 91 de 17 de Abril de 2000, que veio aprovar as instruções regulamentadoras do cadastro e inventário dos bens do Estado (CIBE) e respectivo classificador geral, bem como os modelos que lhe são anexos.

De toda esta legislação, resulta uma inevitabilidade para toda a administração: o processo de gestão de activos do património público exige maior rigor, maior controlo, maior racionalidade. No entanto no nosso entender, a gestão patrimonial deverá ir além do controlo do activo imobilizado, possibilitando também a manutenção efectiva e periódica, através da interiorização de uma cultura de património. A realização do inventário físico dos bens e a conciliação deste levantamento com os registos contabilísticos de aquisições não é suficiente para garantir uma gestão eficaz. É necessário implantar normas e procedimentos de controlo e dar formação aos responsáveis pela gestão/custódia dos bens.

Muitos dos órgãos da administração pública não têm um controlo efectivo dos seus bens patrimoniais. Os controlos existentes têm lugar geralmente nas aquisições, onde se fixam simplesmente placas identificadoras que, na maioria dos casos, não facilitam, por exemplo, a realização de inventários periódicos de verificação. Praticamente, não existem rotinas para controlo das movimentações de transferências e baixas de bens imobilizados. O desconhecimento da existência de bens em estado de abandono ou deterioração também não permite que seja realizado o processo de abate contabilístico dos bens patrimoniais. 

fonte:
http://www.sinfic.pt/SinficWeb/displayconteudo.do2?numero=24316

A Business Intelligence e os ERP

Actualmente os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) não podem ser concebidos e implementados sem uma forte ligação aos sistemas de Business Intelligence, pois estes últimos permitem às organizações potenciar ao máximo a utilização dos ERP. Cada vez mais nas organizações, os decisores necessitam de informação para a tomada de decisões e não apenas de informação para a gestão corrente. Ou seja, necessitam de informação tratada e agregada, de modo a produzir conhecimento que suporte as decisões.

Os sistemas de BI são utilizados em grande integração com os ERP em tempo real, já que permitem a funcionalidade de actualização online. A funcionar estrategicamente integrados com os sistemas de ERP, os sistemas de BI permitem adquirir vantagens competitivas muito importantes para as organizações. 

Ainda que existam muitas diferenças entre a tecnologia de base dos ERP (OLTP - Online Transaction Processing), e a tecnologia OLAP (Online Analytic Processing), que é a infra-estrutura dos sistemas de BI, existe um conjunto de motivos para adoptar os sistemas de BI em conjunto com os ERP. O Meta Group identificou 10 motivos principais:

1. Fornecer informação operacional o mais depressa possível para os decisores das organizações;
2. Apoiar o sistema de suporte à decisão em tempo real dentro das organizações para que as acções daí resultantes possam ser desencadeadas o mais rápido e sustentadamente possível;
3. Identificar os indicadores que é crítico acompanhar nos processos financeiros das organizações;
4. Monitorar as actividades operacionais das organizações para assegurar um funcionamento óptimo da sua actividade (não esquecendo que os sistemas de BI dispõem normalmente de esquemas semafóricos, em que são utilizadas as cores dos semáforos de trânsito para assinalar as várias situações possíveis - alerta total, alerta em geral e situação favorável);
5. Fornecer uma visão macro dos vários parceiros de negócio envolvidos (clientes, fornecedores, colaboradores e outros);
6. Estabelecer processos de monitorização da actividade da organização com indicação dos alertas e dos indicadores que devem suportar o processo de decisão;
7. Permitir que os vários parceiros de negócio possam aceder a informação crítica para o seu relacionamento com a organização, de forma a poderem ser integrados efectivamente nas cadeias logísticas de distribuição e aprovisionamento;
8. Melhorar a capacidade de reacção a situações e actividades que tenham impacto ao nível de gestão da organização;
9. Envolver mais os próprios parceiros de negócio no processo de decisão;
10. Reduzir os custos associados à falta de integração da componente de BI na arquitectura do sistema de informação da organização.

fonte:
http://www.sinfic.pt/SinficWeb/displayconteudo.do2?numero=24375

ABC dos Sistemas Integrados de Gestão

Na literatura encontram-se diferentes conceitos para os sistemas integrados de gestão (ERP). A concepção integrada dos ERP acontece pela partilha de informações comuns entre os diferentes módulos, que são armazenadas numa base de dados única e centralizada. Os ERP automatizam e integram os principais processos de negócio de uma empresa, permitindo a uniformização dos processos. A complexidade dos sistemas ERP impõe a sua própria lógica, ajudando a execução da estratégia, alterando a cultura e a própria organização da empresa.

Uma solução integrada de gestão, como o SAP Business One, permite obter uma visão unificada e actualizada da informação crítica de negócio de toda a organização.

 

Para melhor compreendermos os ERP's, é necessário explicar alguns termos relacionados com este tipo de sistemas.

• Funcionalidade. É o conjunto de tarefas executadas pelo ERP, ou seja, o conjunto de características e possibilidades de uso.
• Módulos. Os ERP são conhecidos como sistemas "modulares", em que cada módulo contempla funcionalidades de um determinado departamento ou área específica da empresa.
• Os processos de um ERP atravessam vários módulos, integrando informação dos diferentes módulos.
• Parametrização. É o processo de adequação da funcionalidade de um sistema ERP a uma empresa por meio da definição de valores de parâmetros já disponibilizados nos sistemas.
• Costumização (desenvolvimento). É a modificação do sistema standard para que ele se adapte a uma necessidade específica da organização impossível de ser atendida apenas com os parâmetros standard existentes e disponibilizados pelo fornecedor.
• Localização. É a adaptação (por meio de parametrizações ou costumizações) do ERP para a realidade específica de um país (por exemplo, em termos de impostos, taxas, leis).
• Actualização de versões. É o processo pelo qual o fornecedor da tecnologia, com a ajuda do fornecedor de serviços, acrescenta novas funcionalidades e corrige os problemas do sistema e tecnologia base no cliente.
   
  fonte:
  http://www.sinfic.pt/SinficWeb/displayconteudo.do2?numero=24369